慢性的な人不足で悩む小規模企業に新たな選択肢を。最低限のコストで、業務の効率化支援を行う理由とは?

2020年5月1日より開始した小規模企業・事業者向けに業務改善支援を行う新規サービス「Reboot」(リブート)。主に従業員20名以下の小規模企業・事業者が、日々抱えている業務の不都合を解消することを目的として立ち上げられたプロジェクトです。

「小規模企業・事業者の助けになるためには、何に困っているのか一緒に観察するところから始まる」
事業責任者である伊藤が今後の小規模企業支援について語ります。
テクノポート株式会社 Reboot事業部 事業責任者 伊藤 悠
2006年より人材サービス会社でキャリアコンサルタントを経験、その後、環境ビジネス会社で社内組織づくり、総務、広報などの業務に携わる。2012年より、岩手県に移り、被災地の復興支援に参加した後、2015年に東京の人材会社に入社、地方就労を促進する厚生労働省のプロジェクトを統括。本業の傍ら、副業として中小企業を回り、組織改善の支援を行う。

小規模企業に向けた希少なサービス

業務改善や、業務のアウトソーシングを支援するサービスは、国内にも数多く存在します。
しかし、そのほとんどのサービスが、存在を知っていて、使い方を理解し、利用する予算を持っている中堅以上の企業(社員数50人程度以上)を対象としている現実があります。日本国内の9割を占める小規模企業(社員数20人未満)のほとんどは、利用できていないのが実情です。
小規模企業の多くは、家族と数名の社員で運営していることが多くあります。
そのような企業のよくあることは、経営者に実務が集中してしまうということ。また、総務、経理、人事などのバックオフィス業務に専任者がいないことも多々あります。業務を非効率にしている原因は、古い企業ほどITを使ったツールやサービスに疎く、効率の悪い業務を続けていることが原因であることがほとんどです。
このような企業は、自ら業務改善サービスの情報を収集して利用することは難しく、予算もないため、新しいサービスからは取り残されてきました。こうした小規模企業に当てはまるサービスとして考えたのが「業務改善プログラム」です。

「問題視するのは売上に直結しない業務」

「経営課題」が日常業務に潜んでいることをまず知る必要があります。日々の業務に圧迫され疎かになっていた「日常業務」が経営基礎であるということを理解し、解決することが小規模企業の業務改善では先決になります。
特に疎かになりがちなのがバックオフィス業務です。

人的余裕がなく、総務・経理・人事を1人でこなさなければならない状況や、社内のコミュニケーションが円滑に行えておらずミスが多発し、余計に時間がとられてしまうような状況がよくあります。売上に直結しない業務は後回しにされがちですが、確実に必要な業務であるために、放置しておくと経営の足を大きく引っ張ることになります。
これらの問題は専門の知識を持ったスペシャリストや大きな資金を投入したプログラムを使用せずとも解決できることが特徴です。

例えば、「経理業務の遅れ」に関しては、伝票整理を外注することで、業務にかかる時間を短縮し、経営状況を把握する時間が早くなります。
また、業務の抜け漏れを減らすために、一週間のタスクを付箋に書き出し、終了したらはがすことを習慣づけるだけでも、かなりの程度抜け漏れを減らすことができます。
もちろん、このようなパターンだけでは終わらないこともありますが、企業の業務の多くは、シンプルなタスクの積み重ねなので、小さな改善が連鎖的に大きな効果を生み出します。
一つ一つは単純なタスクでも、組織内の暗黙のルールや少しの手間を省くためにうまくいっていないことが多く、その習慣を変えるには、外部者の関わりが有効です。

業務支援者と業務改善希望企業のマッチング

外部人材を有効的に活用することは会社にとって多くのメリットを生み出します。小規模企業では人を雇うことは大きなハードルとなり、その課題を外部人材でうまく補うことで、経営をうまく乗り越える対策、秘訣になると考えています。


【業務改善プログラムの特徴】
1、社内に人材が不足しており、外部の支援が行き届いていない小規模企業が対象。
2、業務改善支援にあたるのは副業者。そのため少額での利用が可能。
3、日常の業務改善支援に特化し、正しくても実行できないような提案は実施せず、現状困っていることを解消支援する。

課題を抱えた業務改善希望企業に業務支援者(Rebooter:リブーター)を直接派遣します。日常業務の困りごとを解消するためのヒアリングから改善計画の設定、実行までをサポートします。業務改善支援者の担い手は、大手企業の会社員等です。

時代の流れも副業解禁へ

現在は、多くの企業で副業が解禁されるようにました。しかし、副業をしたいという希望はあるものの、実際にはどのように行って良いか分からず、行動に移せていない優れた人材が多く存在します。副業希望者の多くが、社会で多くの実績を積み、質の高い仕事をする能力はあるものの、それをどう活かしてよいのか分かっていないという現状があります。
Rebootでは、そういった副業希望者を集め、持っている力の活用してもらう場を提供しています。

企業の悩みをヒアリングし、適切な対処を

企業側も適正な支援を、少額の費用で受けることが可能となります。業務支援者が業務を分析し、企業に寄り添った形で改善を出来ることが「Reboot」の特徴であり、強みです。多額の投資や、大きな業務改善は小規模企業に向いていない事実があります。

副業者だからこそ、小規模企業の業務改善に適している

副業者の価値というものに目を向けました。
小規模企業に必要なことは何が問題であるかということを理解することが第一ステップです。業務の可視化や効率化をスポットとして、スキルよりもクライアントの話を正しく聞き取り、現状に適した対応策を一緒に考えることが重要となります。すべて改善する必要もなく、今まで行っていたやり方を尊重する場合も多くあります。例えば、ペーパーレスに関しても、保管はデータで行い、提出は紙で行う。すべてをデータ管理にすれば効率化にはなりますが、スタッフの重荷になれば適した業務改善とは言えません。円滑に運営できていない箇所の潤滑油になる必要がります。

副業人材自身の育成

副業者自身も、この業務に取り組むことで他業界の構造や業務を知ることができ、業務支援者自身の成長に繋がることも大きな特徴です。
Rebootでは、副業者コミュニティを運営し、副業者が、業務改善の支援を行う方法を学び、支援方法を他の業務支援者と相談しながらブラッシュアップしていく機会を設けています。

「組織の負を解消し、再活性化を目指す」

地方の中小企業と関わる経験が多かったのですが、商品やサービスの良し悪しよりも、組織がうまく運営されないことが足を引っ張って、潜在力を活かしきれない事業体が多いと感じていました。
新規事業や売り上げを伸ばすことには関心を持つ人が多いですが、組織を運営していくための基盤が揃っていないために、そういった前に進む動きが途中で瓦解してしまう様子もよく見かけます。強い事業を作るには、まず基礎的な業務が円滑に回るようになることが重要です。良い流れになっている組織は、結果的に売上拡大や成長につながっていきます。
そのためには、まずうまくいっていない負の部分を注意深く観察し、要因を取り除いていくことが有効です。
小さなことの改善が、後に大きな変化をもたらすので、Rebootでは、日常業務の改善を支援し、組織の再活性化に貢献していきたいと思っています。