業務改善プログラム導入

総務・経理業務の改善(発注伝票や請求書をクラウドソーシング)

COMPANY PROFILE

会社名
株式会社栗原精機
担当者名
総務部 栗原様
事業内容
精密機械加工
サイトURL
http://www.kurihara-seiki.co.jp/

導入前の課題は何だったのか?

事務の社員が退職してしまい、総務・経理業務を一人でこなさなければならない状況が続いていました。新しい人を採用する余裕もない状況で、業務をため込んでは、残業してなんとか処理するという状況でした。
特に発注伝票や請求書などの処理が追いついておらず、数か月前の伝票をようやく入力するような状態が続いていました。

それに対しどのような対応を行いましたか?

業務改善プランナーの方に来ていただいて、困っていることを相談しました。
一人で内勤をしているので、業務中に電話をとったり、急な仕事が舞い込んできたりするとやっていた作業が終わらないという事態が頻繁に起こっていました。
プランナーの方の提案で、抱えている業務、今週やらなければならないこと、かかる時間を書いた付箋と紙で業務を管理する方法を提案いただいて、実行するようになってから、仕事の漏れが減り、頭がスッキリした状態で仕事をこなすことができるようになりました。

導入後、現場ではどのように活用しているか

特に困っていた伝票入力作業については、「単純作業は外に出して、社内でなければできない仕事に集中した方がいい」という提案を受けました。そこで初めてクラウドソーシングというサービスのことを教えていただいて、使ってみることにしました。
プランナーの方に選んでいただいたワーカーの方に、伝票入力を依頼することにしました。

実際に導入してみてどうだったか

ワーカーの方が本当にすごくて、仕事は早いし正確です。自分でやっていたときには月に4、5時間ほど費やしていた作業が、今では30分ですみます。
伝票をPDFにとって格納し、ワーカーの方に伝えると、フォーマットに入力してくれます。このデータのやりとりの仕組みもプランナーの方に作ってもらいました。Dropboxも使ったことがなかったのですが、非常に便利です。
おかげで原価率の計算などが早くできるようになり、会社の業績把握を早くすることに貢献しています。

どのような人たちにこのサービスを使ってほしいか

最初は「外部の人に頼める業務は特にない」と思っていましたが、外の人から見ると自分では思いもよらなかったことで改善できることがあるのだなということを知りました。
長年同じことを同じメンバーでやっているとどうしても視野が狭くなってくるので、外の人にアドバイスをもらえる機会は非常に良いことなのだと思いました。

サービスの導入を検討するに当たり、気をつける点などアドバイスがあれば

最初はコンサルティングということで、身構えてしまったのですが、プランナーの方は、「今大変なことって何ですか?それを一緒に解消していきましょう!」と言ってくださって、仕事が増えるのではなく減って楽になるお手伝いをずっとしてくださっているので、遠慮せずに困っていることを伝えて頼ればいいのかなと思いました。